Como fazer a gestão de tempo e produtividade: conheça 6 técnicas e ferramentas que podem ajudar a evitar o burnout

Conciliar filhos, tarefas domésticas e ainda desempenhar suas atividades no trabalho, tem sido um grande desafio. Isso tem sido ainda mais crítico para as centenas de pessoas que estão trabalhando no modelo home-office, por conta da pandemia.

Além disso, em um mercado de trabalho cada vez mais competitivo e com o alto índice de demissões no país, os profissionais sentem uma cobrança diária por melhores qualificações e bons resultados.

Para dar conta do recado e até mesmo por sentirem-se pressionadas, as pessoas assumem altas cargas de trabalho para superar as expectativas das empresas.

Mas, como fazer a gestão do tempo e produtividade e evitar um colapso? Vamos trazer aqui algumas técnicas e também ferramentas que podem ajudar nessa difícil tarefa e que podem evitar um problema que acomete cada vez mais pessoas no Brasil: a síndrome do Burnout.

Antes, o que é Burnout e qual a sua relação com a gestão de tempo e produtividade?

A palavra Burnout em inglês  é uma junção de “burn” – que quer dizer “queimar” –, e “out”, que significa “fora”, o que no português poderíamos traduzir como “perder a energia”.  Em suma, a pessoa com Síndrome de Burnout consome-se e desgasta-se, física e psicologicamente.

Também chamada de Síndrome do esgotamento profissional,  essa doença foi descrita pela primeira vez em 1974 por um psicanalista americano, de origem alemã, Herbert J. Freudenberger. Mas, foi na década de 80 que Cristina Maslach e Susan Jackson aprofundaram-se nesse conceito e criaram alguns parâmetros para avaliar a doença.

Segundo as autoras, burnout é uma síndrome multifatorial constituída por exaustão emocional, desumanização/despersonalização e reduzida realização no trabalho.

De acordo com uma pesquisa realizada pela International Stress Management Association (Isma), 30% dos mais de 100 milhões de trabalhadores brasileiros sofrem com esta síndrome.

Para evitar isso é preciso proporcionalizar a carga de trabalho. Ou seja, não ultrapassando limites e nem desperdiçando tempo. A gestão desse meio termo entre trabalhar demais ou trabalhar de menos é o que torna a pessoa de sucesso ou não.

Mas, qual a melhor forma de fazer a gestão de tempo e produtividade?

Existem diversas estratégias e técnicas de gerenciamento de tempo e ferramentas que podem ajudar a aumentar exponencialmente a produtividade e diminuir os impactos do burnout.

Lembrando que cada pessoa tem uma melhor forma de gerir seu tempo. É preciso encontrar o equilíbrio, de acordo com suas necessidades e, claro, prioridades.

Conheça com mais detalhes 6 métodos que podem te ajudar na gestão da produtividade

1. Método Getting Things Done (GTD)

Esse método, chamado de “Fazer Acontecer”, ajuda a estabelecer objetivos, definir passos, eliminar o que pode atrapalhar e focar na execução. Ele é dividido em cinco etapas:  Recolher, processar, organizar, executar e rever.

2. Matriz GUT

Essa é uma ferramenta que ajuda a definir prioridades e que usa como base uma planilha de Excel ou do Google Drive.

Essa planilha elenca em cinco colunas as tarefas, a gravidade de cada uma delas, bem como a urgência e as consequências quando não concluídas.

A última coluna é reservada para um cálculo para encontrar os pesos das atividades e ordenar as prioridades.

3. Matriz Impacto x Esforço

A ideia aqui é priorizar as ações importantes em detrimento das urgentes. Para isso é preciso fazer um quadro, dividido em quatro partes, formando quatro quadros menores.

No 1º quadro são indicadas as tarefas de Alto Impacto e Baixo Esforço; no 2º, ainda na parte superior do quadro que fora dividido, são colocadas as tarefas de Alto Impacto e Alto Esforço; já na parte inferior, são colocadas no 3º quadro as tarefas de Baixo Impacto e Baixo Esforço; e no 4º, as de Baixo Impacto e Alto Esforço.

4. Lista de tarefas

No fundo, é uma simplificação das técnicas anteriores. Ao usar a lista de tarefas, o foco na execução de uma determinada atividade será maior e, assim que ela acabar, a pessoa já saberá qual a próxima atividade que merece atenção.

5.Técnica Pomodoro

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 1980 por um universitário italiano. Sua premissa é aprimorar a gestão do tempo e da produtividade por meio da divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração.

Para colocá-la em prática é preciso de um timer ou de um cronômetro para fazer contagem regressiva, lápis e borracha e uma lista de tarefas a serem executadas.

Aliás, listar as tarefas diárias é algo que costuma funcionar nos mais diversos métodos.

Depois, basta dividir o tempo em períodos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) e trabalhar ininterruptamente em suas tarefas.

Quando o timer tocar, faça um X nas tarefas concluídas ou anote o status de seu trabalho (50% concluído, por exemplo).

Em seguida, pare por cinco minutos. Nessa pausa, aproveite para fazer outras coisas não relacionadas à tarefa (ir ao banheiro, ligar para um cliente, tomar um café etc).

É indicado, a cada quatro ciclos, fazer uma pausa maior (entre 15 e 30 minutos) para descansar. Esses intervalos entres os pomodoros são fundamentais para “oxigenar o seu cérebro” e aumentar a agilidade mental.

É importante lembrar que essas medidas de tempo são apenas as sugeridas no método clássico. Nada impede que você encontre o seu próprio equilíbrio e período de descanso ideal.

6. Kanban

O sistema Kanban foi desenvolvido na década de 60 por japoneses da empresa Toyota. Inicialmente, o objetivo era controlar o estoque de materiais para não exceder nem faltar produtos. Ou seja, promover o equilíbrio.

Com o tempo, seu uso deixou de ser exclusivo na indústria. Atualmente, é utilizado como ferramenta de gestão de tarefas em diferentes áreas. Entre elas, equipes de marketing, desenvolvimento de software, prestação de serviços, etc.

Entre as funções do Kanban estão gerenciar o fluxo de trabalho, equilibrar os processos e limitar a quantidade de trabalho.

Convém lembrar que existem dois tipos de Kanban. O Kanban de movimentação, que é usado pela indústria, e o de produção, que é um sistema focado em fazer a gestão de tarefas.

O Kanban de produção funciona basicamente em três colunas: “A Fazer”, “Em Execução” e “Feito”. É o mais utilizado entre equipes de desenvolvimento de software, de marketing e em prestação de serviços no geral.

Mas, como saber se essas técnicas estão incrementando a gestão de tempo e a produtividade?

Usar a tecnologia para apoiar a gestão de tempo e produtividade é uma excelente saída para ajudar no entendimento de como cada pessoa está gastando o seu tempo. E ela pode ser combinada a qualquer uma das técnicas acima descritas ou outras de preferência.

São aplicações e tecnologias que mostram em condições isentas e imparciais, em tempo real e com base histórica, as atividades (ou períodos inativos), individualmente, de cada membro da equipe.

As ferramentas de gestão de tempo e produtividade oferecem a possibilidade de autoconhecimento e autocrítica, fazendo uma análise do quão produtivo alguém está sendo.

E, claro, refletindo sobre o que pode contribuir para que se entregue mais.

E tem um jeito bem eficiente de fazer isso. Você já conhece o Evertrack, a primeira plataforma brasileira em nuvem desenvolvida com o objetivo de encontrar equilíbrio entre vida profissional e pessoal?

Faça a  gestão de seu tempo e produtividade com acompanhamento das informações online em tempo real. Certamente, você terá grandes chances de  evitar o burnout, seja pessoalmente ou do seu time.